Πώς κάνουμε εκτιμήσεις (κακά, επίτηδες)

Εκτιμάμε σε εβδομάδες, ποτέ σε ώρες. Εκτιμάμε εύρη, ποτέ points. Προσθέτουμε 20% πάνω σε ό,τι πραγματικά πιστεύουμε, και μετά λέμε στον πελάτη για το 20%. Οι εκτιμήσεις μας έχουν πέσει έξω, κατά μέσο όρο, κατά 18%. Είναι πιο κοντά από κάθε ειλικρινή εκτίμηση που έχουμε δει άλλο studio να δημοσιεύει.

Το κόλπο δεν είναι καλύτερος αλγόριθμος. Είναι να σε νοιάζει αν πέφτεις έξω. Τα περισσότερα studios γεμίζουν τις εκτιμήσεις τους κρυφά — ένα project τριών εβδομάδων γίνεται quote τεσσάρων εβδομάδων, και κανείς δεν συζητάει την επιπλέον εβδομάδα. Εμείς τις γεμίζουμε δυνατά. Ίδιος αριθμός, διαφορετική συζήτηση. Ο πελάτης ξέρει τι είναι buffer και τι είναι δουλειά.

Όταν έχουμε πέσει πολύ έξω, το λέμε την Παρασκευή. Όχι στο τέλος του project, όχι σε steering meeting, όχι θαμμένο σε status doc στη σελίδα τέσσερα. Σημείωμα της Παρασκευής, τέταρτη εβδομάδα: "αυτό θα πάρει τρεις εβδομάδες παραπάνω απ' όσο νομίζαμε· να γιατί." Δύο φορές σε δύο χρόνια έχουμε παραδώσει νωρίτερα. Πιο συχνά είμαστε σωστοί. Κάποιες φορές πέφτουμε πολύ έξω, και ο πελάτης το μαθαίνει την ίδια εβδομάδα που το καταλαβαίνουμε.

Ο λόγος που αυτό δουλεύει είναι ότι κανείς δεν αιφνιδιάζεται. Η έκπληξη είναι το κομμάτι της καθυστέρησης που καταστρέφει την εμπιστοσύνη — όχι η καθυστέρηση η ίδια. Οι πελάτες δέχονται ότι το λογισμικό είναι δύσκολο. Δεν δέχονται να τους λένε ότι όλα είναι μια χαρά μέχρι που δεν είναι.

Παραπάνω: κάθε εκτίμηση από τα τελευταία projects, σε σχέση με το πόσο πραγματικά κράτησε η δουλειά. Το κέντρο μάζας κάθεται στο +18%. Η μακριά ουρά δεξιά είναι τα projects όπου πέσαμε έξω μισό τρίμηνο — σχεδόν πάντα γιατί το spec άλλαξε στη δεύτερη εβδομάδα και δεν ξανα-εκτιμήσαμε δυνατά. Η λεπτή αριστερή ουρά είναι τα δύο projects που παραδώσαμε νωρίτερα. Συζητάμε και τα δύο είδη αστοχιών στα retros μας, με ονόματα.

Τι δεν εκτιμάμε: οτιδήποτε όπου η απάντηση θα ήταν ένας αριθμός που φτιάξαμε. Το "Πόσο θα πάρει η ολοκλήρωση με το API τρίτου;" είναι ψεύτικη ερώτηση αν δεν έχουμε αγγίξει ακόμα το API. Η ειλικρινής απάντηση είναι "μια εβδομάδα να το spike-άρουμε, και μετά θα σου πούμε." Οι πελάτες τρομάζουν στην αρχή. Είναι συνηθισμένοι σε studios που προσποιούνται σιγουριά. Μέχρι την έκτη εβδομάδα ανακουφίζονται.

Ένα πράγμα που άλλαξε το hit rate μας: το να γράφουμε την εκτίμηση μαζί με μια παράγραφο δίπλα. Όχι απλώς "τέσσερις εβδομάδες" αλλά "τέσσερις εβδομάδες, με την προϋπόθεση ότι το staging environment θα είναι έτοιμο μέχρι τη δεύτερη εβδομάδα και δεν χρειάζεται να μεταφέρουμε τους legacy users." Η παράγραφος είναι το συμβόλαιο. Όταν η τρίτη εβδομάδα φέρνει νέα ότι οι legacy users τελικά μεταφέρονται, ξανα-κοστολογούμε από δηλωμένη υπόθεση, όχι από αίσθηση.